En entreprise, l’impression continue de jouer un rôle essentiel, même à l’heure du numérique. Pourtant, l’achat d’un photocopieur professionnel nécessite un investissement lourd généralement difficile à amortir. C’est ici qu’entre en jeu la location de photocopieur. Cette solution permet de disposer d’un matériel performant, entretenu et renouvelé régulièrement sans immobiliser de capital. Mais comment fonctionne exactement ce système ? Ce guide complet vous aide à comprendre, comparer et maîtriser la location de photocopieur pour faire un choix durable et rentable.
Qu’est-ce que la location de photocopieur et pourquoi séduit-elle autant d’entreprises ?
Avant de se pencher sur les prix ou les contrats, comprenons avant tout ce qu’englobe réellement la location de photocopieur et pourquoi elle est aujourd’hui la norme dans de nombreux secteurs.
Quel est le principe de la location de photocopieur ?
Comme l’expression l’indique, la location de photocopieur consiste à louer un matériel d’impression auprès d’un fournisseur ou d’un prestataire spécialisé pour une durée définie à l’avance.
Au lieu d’acheter la machine, l’entreprise verse un loyer mensuel fixe qui couvre souvent l’usage de l’appareil, la maintenance et parfois les consommables comme les toners, les pièces d’usure, etc. En règle générale, on distingue trois principales formes :
- la location courte durée (quelques jours à quelques mois) souvent utilisée pour des événements, salons ou besoins temporaires ;
- la location longue durée (LLD) sur 36 à 60 mois, idéale pour les PME et structures administratives ;
- le leasing ou crédit-bail qui permet de devenir propriétaire de la machine à la fin du contrat, moyennant un paiement final.
C’est donc une alternative au financement classique. En tant que loueur, vous bénéficiez d’un équipement performant sans supporter les coûts d’achat, de maintenance ou de revente.
Pourquoi les entreprises optent pour la location plutôt que l’achat ?
La première et principale raison pour laquelle les entreprises choisissent la location est économique. En réalité, un photocopieur professionnel peut coûter entre 3 000 et 10 000 € à l’achat. En comparaison, la location répartit ce coût sur plusieurs années. Résultat ? Vous avez un budget prévisible et bien maîtrisé.
Mais au-delà de la trésorerie, la flexibilité de la location séduit aussi beaucoup d’entreprises. En louant, l’entreprise peut renouveler son matériel en fin de contrat et profiter des dernières technologies sans même avoir à revendre l’ancien modèle.
Enfin, la plupart des contrats incluent la maintenance et l’assistance technique. Quand on regarde de près, c’est clairement un confort non négligeable pour les équipes internes qui n’ont plus à gérer les pannes ni les réapprovisionnements.
Quels sont les acteurs du marché et leur positionnement ?
Le marché de la location de photocopieur est dominé par quelques grandes marques reconnues. Ce sont par exemple :
- Canon ;
- Ricoh ;
- Kyocera ;
- Konica Minolta ;
- Xerox ;
- ou Toshiba.
Ces constructeurs passent souvent par un réseau de distributeurs agréés ou de prestataires locaux capables d’assurer un suivi de proximité. Ces dernières années, de nouvelles offres « hybrides » sont apparues et combinent location, gestion documentaire et connectivité cloud.
Certaines entreprises proposent même des solutions d’abonnement mensuel tout compris. Concrètement, vous payez un forfait et tout est géré pour vous : matériel, mises à jour, consommables et assistance.
Quels sont les avantages concrets de la location de photocopieur ?
Comme nous l’avons vu plus haut, la location n’est pas seulement un choix financier. Elle transforme la manière dont une entreprise gère son environnement bureautique.
Une solution économique et flexible
La location permet de préserver la trésorerie de votre entreprise. Vous n’avez pas besoin de mobiliser un gros capital ni de réaliser une dépense imprévue : tout est lissé dans un budget mensuel clair.
De plus, en cas de croissance, de changement de besoins ou d’évolution technologique, vous pouvez adapter votre contrat. La flexibilité est donc totale : on peut remplacer un modèle par un autre plus performant ou d’ajuster les volumes d’impression.
Pour les structures saisonnières comme les écoles, les collectivités ou les cabinets comptables, cette souplesse est un atout majeur.
Une gestion simplifiée grâce aux services inclus
La plupart des contrats de location incluent un service de maintenance préventive et curative souvent assuré sous 24 à 48 heures. En cas de panne, un technicien intervient rapidement, ce qui évite les arrêts de production. Certains prestataires vont même plus loin :
- réapprovisionnement automatique des toners ;
- suivi à distance des compteurs d’impression ;
- remplacement des pièces avant usure ;
- assistance téléphonique illimitée.
En d’autres termes, la location ne se limite pas à la machine. C’est un service global qui est pensé pour libérer l’entreprise de la charge technique.
Une meilleure productivité interne
C’est connu : un photocopieur performant et entretenu permet de gagner du temps. Les collaborateurs n’ont plus à gérer les pannes, les commandes de cartouches ou les problèmes de configuration réseau. De plus, les modèles récents intègrent des fonctionnalités avancées comme :
- la numérisation vers le cloud ;
- l’authentification par badge ;
- l’impression à distance ;
- ou encore les rapports de consommation intelligents.
Ces outils contribuent à la productivité, mais aussi à la sécurité documentaire qui est un véritable enjeu dans les entreprises modernes.
Un choix plus écologique
C’est un avantage très sous-estimé, mais la location de photocopieur s’inscrit aussi dans une démarche écoresponsable. Les prestataires reprennent, réparent et reconditionnent les machines. De cette façon, les machines tiennent plus longtemps.
Aussi, les modèles les plus récents consomment jusqu’à 40 % d’énergie en moins que ceux d’il y a cinq ans. Enfin, certaines marques comme Ricoh ou Kyocera proposent des programmes de recyclage complet.
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Quels sont les inconvénients et limites à connaître avant de louer ?
Aussi séduisante soit-elle, la location de photocopieur comporte certaines limites que vous devez connaître avant de signer.
Le coût global à long terme peut être plus élevé
Si vous utilisez le même matériel pendant de nombreuses années, l’achat peut finir par être plus rentable. En réalité, après quatre ou cinq ans de location, le cumul des loyers dépasse souvent le prix d’un achat comptant. Toutefois, la location reste avantageuse si vous privilégiez la flexibilité et la maintenance incluse.
Des contrats parfois rigides ou piégeux
C’est le point noir du secteur. Certains contrats prévoient une durée d’engagement longue qui peut aller de 36 à 60 mois, avec des clauses de sortie peu claires. D’autres ajoutent des frais cachés :
- dépassement de volume d’impression ;
- frais de dossier ;
- déplacement du technicien, etc.
Vous comprenez donc l’importance de lire attentivement chaque ligne du contrat de bail avant de le signer. Si c’est possible, faites même valider le contrat par un conseiller externe.
Enfin, la location vous rend aussi dépend d’un partenaire. Si ce dernier n’assure pas correctement la maintenance ou ferme ses portes, vous pouvez vous retrouver bloqué. Choisissez donc un acteur reconnu et qui dispose d’un service après-vente solide.
Quels sont les différents types de contrats de location de photocopieur ?
Vous vous en doutez bien : tous les contrats ne se valent pas. Selon votre structure, votre volume d’impression et votre budget, le bon choix ne sera pas le même.
La location courte durée
C’est la formule la plus souple. Elle est destinée aux besoins temporaires comme les événements, les chantiers, les salons ou en remplacement ponctuel d’un appareil en panne. Le coût mensuel est plus élevé, mais vous profitez d’une liberté totale. Concrètement vous pouvez arrêter à tout moment.
La location longue durée (LLD)
C’est généralement la solution privilégiée des entreprises et administrations. Sur une durée de 3 à 5 ans, vous bénéficiez d’un matériel performant, d’un loyer fixe et de services inclus. C’est une approche de gestion stable et idéale pour planifier les budgets. Elle vous permet aussi de bénéficier d’un équipement toujours à jour.
Le leasing ou crédit-bail
Ce type de contrat est proche du principe du leasing automobile. Il vous permet de racheter la machine en fin de période pour une valeur résiduelle. C’est une option intéressante pour les entreprises qui veulent conserver la propriété du matériel tout en étalant les coûts.
Cependant, le leasing est souvent plus cher à long terme et nécessite plus de formalités. Avant de signer votre contrat, vérifiez les options incluses ou facultatives comme :
- la maintenance préventive et curative ;
- le remplacement de pièces ;
- la livraison et l’installation ;
- les consommables inclus ou non ;
- l’assistance téléphonique ;
- la formation du personnel.
Certaines entreprises proposent aussi des services complémentaires tels que la gestion documentaire, des outils de suivi d’impression ou un audit de performance.
Comment choisir son photocopieur à louer ?
Le choix du contrat est une chose, mais celui de l’appareil en est un autre détail important. La vérité est qu’un appareil mal adapté peut coûter cher sur la durée.
Évaluez avant tout vos besoins réels d’impression
Commencez par estimer votre volume mensuel d’impression. Si vous avez un petit bureau, il est fort probable que vous n’imprimiez pas plus de 3 000 pages par mois. Par contre, tandis qu’une PME peut dépasser facilement 10 000 pages.
Définissez aussi vos types de documents (textes simples, photos, plans techniques, brochures). Cela orientera le choix entre noir et blanc ou couleur, format A4 ou A3 et vitesse d’impression par exemple.
Choisissez les bonnes fonctionnalités
Les photocopieurs modernes sont de véritables outils multifonctions :
- numérisation en réseau ;
- envoi direct par e-mail ;
- archivage automatique dans le cloud ;
- impression recto-verso automatique ;
- authentification par badge.
Ces fonctions apportent un gain de temps et une meilleure sécurité. Si vous êtes une PME, un modèle multifonction connecté est le meilleur compromis entre performance et budget.
Par ailleurs, comparez les marques et les services proposés. Chaque constructeur a ses forces. On sait par exemple que Canon mise sur la fiabilité et la qualité photo. Ricoh propose des solutions de gestion documentaire avancées. Kyocera impressionne par la durabilité de ses appareils et le faible coût par page.
Au-delà de la marque, intéressez-vous surtout au prestataire local. Un bon service après-vente vaut souvent mieux qu’un grand nom mal distribué. N’hésitez pas à consulter les avis clients ou à demander des références professionnelles avant de vous engager.
Combien coûte la location de photocopieur ?
La question du coût est centrale et il est important d’en comprendre la composition. En règle générale, les principaux éléments qui influencent le prix sont entre autres :
- la gamme de l’appareil (entrée de gamme, pro ou industriel) ;
- le volume d’impression mensuel prévu au contrat ;
- les services associés (maintenance, toners, formation) ;
- la durée d’engagement : plus elle est longue, plus le loyer baisse ;
- les fourchettes de prix observées sur le marché, etc.
En 2025, les petits photocopieurs bureautiques (A4 noir et blanc) coûtent entre 25 et 50 €/mois. Les modèles multifonctions couleur peuvent coûter entre 70 et 150 €/mois. Pour les appareils haut volume professionnels, prévoyez jusqu’à 400 €/mois.
Les grandes entreprises optent souvent pour des contrats globaux qui incluent plusieurs machines. C’est une solution qui permet de négocier des tarifs plus avantageux. Par ailleurs, certaines offres affichent des prix attractifs, mais faites attention aux frais annexes.
Certains prestataires peuvent facturer des dépassements de volume, la livraison et l’installation ou inclure des frais de résiliation anticipée. Avant de signer, exigez une simulation complète du coût global sur la durée du contrat.
Quelles sont les erreurs à éviter lors de la location d’un photocopieur ?
Beaucoup d’entreprises se précipitent en pensant faire une bonne affaire. Pourtant, certains contrats incluent des clauses de reconduction tacite, des pénalités élevées ou des durées minimales rigides. Prenez donc le temps de bien lire le contrat avant d’y apposer votre signature.
Évitez aussi de sous-estimer vos besoins réels. Un appareil sous-dimensionné entraîne des pannes et une surconsommation. À l’inverse, un modèle trop puissant fait exploser les coûts mensuels. Évaluez honnêtement votre usage avant de choisir.
Ne négligez surtout pas la maintenance et le support technique. Un contrat sans service technique clair est une panne assurée à moyen terme. Vérifiez le délai moyen d’intervention, la disponibilité des pièces et la proximité du technicien.
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Location de photocopieur : quel lien avec la transformation numérique ?
La location de photocopieur s’inscrit aujourd’hui dans une logique plus large : celle de la digitalisation des entreprises.
Comme nous l’avons mentionné plus haut, les modèles récents sont capables de numériser directement vers le cloud, d’envoyer des documents par e-mail et de s’intégrer à des logiciels de gestion (ERP, CRM, GED). Cette connectivité transforme le photocopieur en véritable hub documentaire.
Aussi, à l’heure du RGPD, la sécurité des impressions est devenue essentielle. Les photocopieurs modernes incluent des fonctions d’authentification, de chiffrement et de suppression automatique des fichiers temporaires.
Un contrat de location bien conçu doit mentionner ces aspects. Enfin, grâce à la location, votre entreprise peut évoluer vers la dématérialisation partielle :
- archivage cloud ;
- workflow numérique ;
- validation électronique.
Le photocopieur loué devient alors un maillon essentiel de la transition digitale.
FAQ : tout savoir sur la location de photocopieur
Vous avez encore des questions sur la location de photocopieur ? Voici les réponses aux interrogations qui reviennent le plus sur le sujet.
Quels sont les avantages fiscaux de la location de photocopieur ?
Les loyers de location sont considérés comme des charges d’exploitation, donc déductibles fiscalement.
Puis-je résilier mon contrat avant la fin ?
Oui, mais cela entraîne souvent des frais. Certains contrats prévoient une clause de résiliation anticipée sous conditions. Lisez correctement votre contrat avant de le signer.
Le papier et les toners sont-ils inclus ?
Souvent oui, dans les formules « tout compris ». Sinon, ils sont facturés à part selon la consommation.
Que se passe-t-il en cas de panne ?
Le prestataire intervient sous 24 à 48 h. Si la machine est inutilisable, un remplacement temporaire est généralement prévu.
Puis-je changer de modèle en cours de contrat ?
La plupart des prestataires proposent des mises à niveau si vos besoins évoluent. Mais vérifiez ce détail avant de choisir votre partenaire.
La location est-elle adaptée aux freelances ?
Oui, il existe des offres allégées pour les indépendants ou petites structures, avec du matériel compact et économique.
La location de photocopieur en bref
La location de photocopieur est une solution stratégique pour les entreprises qui veulent maîtriser leurs coûts, moderniser leur infrastructure et gagner en agilité. Lorsqu’elle est bien choisie, elle offre la tranquillité d’esprit d’un service clé en main : un matériel performant, entretenu et renouvelé sans effort.
Mais comme tout engagement, elle exige de la vigilance. Lisez le contrat, comparez les prestataires et anticipez vos besoins pour une location réussie.
